個人情報保護基本方針

株式会社ＵＲシステムズは、情報処理、業務受託、サービス等事業者としての社会的使命と責任を十分に認識し、個人情報をより的確に扱うため、個人情報の保護に関する法律、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、国が定める指針その他の規範に基づき、次のとおり個人情報保護基本方針を定め、これを実行します。

１．個人情報の取得・利用・提供
　当社は、すべての事業で取り扱う個人情報及び役員・社員等の個人情報に関して、当該個人情報を取得する場合は、その利用目的を明らかにし、必要な範囲に限って適切に取扱い、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法による個人情報の利用をいたしません。目的外利用を行わないための措置を講じます。　また、正当な理由なく、他に個人情報を提供いたしません。

２．安全対策の実施
　当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため、取扱部門ごとに管理者を置き、個人情報の漏洩、滅失又はき損の防止及び是正に努めます。

３．本人の権利の尊重
　当社は、本人の個人情報に関する権利を尊重し、本人からの当該個人情報の開示、訂正等の要請及び苦情や相談に対して、遅滞なく対応いたします。

４．個人情報保護への継続的な取組み
　当社は、個人情報に関する当社の個人情報保護マネジメントシステムにおける取組みを定期的に見直し、継続的に改善していきます。

〔　問合せ先　企画総務部総務課　：Tel　03-5634-3851　〕

2005年3月7日制定
2022年4月1日改訂
株式会社ＵＲシステムズ
　代表取締役社長　中鳥　博雄

個人情報の利用目的等は、｢個人情報に関する取扱い基準の公表について｣をご参照ください。

プライバシーマーク 10861168当社は、『個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の要求事項(JIS Q15001:2017)』を満たす企業として一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)より「プライバシーマーク」付与の認定を受けています。今後とも、PMSの適切な運用と改善を通じ、個人情報のより一層の安全管理に努めてまいります。

個人情報に関する取扱い基準の公表について

株式会社ＵＲシステムズは、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第21条第1項の規定及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）に基づき、当社の保有する個人情報に関する取扱いの基準を次のとおり公表します。

１　個人情報(個人番号及び特定個人情報を除く)の利用目的
当社の保有する個人情報の種類及び利用目的は、次のとおりとします。

個人情報を取扱う業務 取扱情報 利用目的
情報処理関係業務＊ 賃貸住宅等を利用する居住者の氏名、居住場所 賃貸住宅等に係る居住者データ処理の委託を受け、当該データ処理業務の遂行のため。
社員等管理 社員等の氏名、住所、人事情報、緊急連絡先 社員等の雇用(採用・退職を含む)及び人事管理のため。
その他 当社に対する問合せをいただいた方の連絡先（電話番号、メールアドレス）、氏名等 当社に対する問合せ等への対応

＊上記の情報処理関係業務で取り扱う個人情報は保有個人データではありません。

２　個人番号及び特定個人情報の利用目的
当社の保有する個人番号及び特定個人情報の種類及び利用目的は、次のとおりとします。

個人情報を取扱う業務 利用目的
社員等管理 （１）　雇用保険・労災保険届出又は請求事務
（２）　雇用保険・労災保険証明書等作成事務
（３）　健康保険・厚生年金保険届出事務（扶養家族に関する事項を含む）
（４）　健康保険・厚生年金保険申請・請求事務（扶養家族に関する事項を含む）
（５）　国民年金第3号被保険者届出事務
（６）　源泉徴収票作成事務及び給与支払報告書および退職所得の特別徴収票の作成等（扶養親族に関する事項を含む）
（７）　扶養控除等（異動）申告書および保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申請書作成事務
（８）　退職所得に関する申告書作成事務
（９）　財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務
（１０）保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務
上記以外 （１）　報酬・料金等の支払調書作成事務
（２）　配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
（３）　不動産の使用料等の支払調書作成事務
（４）　不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

３　当社の保有個人データの開示・訂正・利用停止等、および第三者提供記録の開示（以下、本文面においてまとめて「開示等」と総称します）の求めに応じる手続き
　当社では、当社の保有個人データの本人又はその代理人からの開示等の求めに対し、次に掲げる手続きをしていただいた場合に真摯に対応いたします。
　(１)　開示・訂正・利用停止等の申込書の提出(様式については、下記の問合せ先にご連絡ください。)
　(２)　本人と確認できる書類の提出(運転免許証、健康保険の被保険者証、住民票の写し等)
　(３)　代理人の場合は上記(１)と併せて本人からの委任状の提出
　(４)　当社の保有個人データの開示、および第三者提供記録の開示の場合には、手数料を納付していただきます。

４　安全管理のために講じている措置
　当社では、個人データ（保有個人データも含む）の安全管理のために次の措置を講じています。
　(１)　個人データの取扱いに係るルールの整備
　(２)　組織的安全管理措置
　個人データの取り扱いに関する責任者を設置し、個人データの取り扱い状況について、定期的に自己点検及び監査を実施しています。
　(３)　人的安全管理措置
　個人データの取り扱いに関し定められたルールに基づき従業者に定期的な研修を実施。また秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
　(４)　物理的安全管理措置
　個人データを取り扱う区域を定め、入退室管理及び持ち込む機器等の制限をおこなうとともに権限を有しないものによる個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
　(５)　技術的安全管理措置
　アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
　(６)　外的環境
　現在、個人データを外国に保管していません。

５　個人情報の取扱に関する問合せ先
　企画総務部総務課(個人情報苦情・相談窓口)　　：Tel　03-5634-3851
　〒135-0016　東京都江東区東陽二丁目2番20号　住友不動産東陽駅前ビル1階

　株式会社ＵＲシステムズ
　　代表取締役社長　中鳥　博雄
　　個人情報保護管理者　田中 覚